Anahtarlar tamam mı? Kartı ve kumandayı da sayın.

Tek bir toplam yerine türüne göre sayın.

“Dört parça aldım” yerine her parçanın adını ve adedini yazın. Aynı halkadaki iki anahtarın farklı kapılara ait olabileceğini göz önünde bulundurun. Ne için kullanıldığını bilmediğiniz parçaya tahmini bir isim vermeyin; açıklamasını teslim sırasında sorun.

Aşağıdaki liste yalnızca örnektir. Elinizdeki teslimde bulunan parçaları ve gerçekten kontrol ettiğiniz durumu kullanın.

• Daire kapısı: 2 anahtar teslim alındı; ikisi de denendi.
• Bina girişi: 1 kart teslim alındı; denendi.
• Otopark: 1 kumanda teslim alındı; henüz denenmedi.
• Posta kutusu: anahtar teslim edilmedi; teslim sırasında görüşülecek.

Adet, işlev ve eksik bilgisi ayrı şeylerdir.

Bir kumandanın masada bulunması, çalıştığını göstermez. Deneme yaptıysanız sonucu; yapmadıysanız “kontrol edilmedi” notunu ekleyin. “Eksik”, “çalışmıyor” ve “denenmedi” ifadelerini birbirinin yerine kullanmayın.

Tatil evinde TV ve klima kumandalarını ayrı sayın. Pil kapağı veya görülen bir kırık gibi ayrıntıyı not ederken hangi kumandadan söz ettiğiniz anlaşılsın. Üzerinde bir hasar varsa genel görünümün yanında ilgili noktayı gösteren fotoğraf ekleyin; sebebini tahmin etmeyin.

Fotoğrafı teslim bağlamıyla birlikte saklayın.

Fotoğrafa bakıldığında parçaların hangileri olduğu ve sayısı anlaşılmalı. Raporun mülk adı, teslim tarihi ve giriş ya da çıkış bilgisi de doğru olmalı. Bir anahtar fotoğrafı tek başına kime, ne zaman teslim edildiğini doğrulamaz.

Anahtar, adres etiketi, kilit kutusu konumu ve erişim kodlarını herkese açık bir paylaşımda bir araya getirmeyin. Erişim şifresini teslim raporuna yazmak yerine ilgili kişiyle uygun özel kanaldan paylaşın. Raporu göndermeden önce alıcısını ve içerdiği erişim ayrıntılarını kontrol edin.

Çıkışta yeniden sayın ve teslim yönünü belirtin.

Giriş listesini referans olarak açın, sonra iade ettiğiniz parçaları yeniden sayın. Girişte iki anahtar alınmış olması, çıkışta ikisinin de iade edildiği anlamına gelmez. “Teslim alındı” ve “teslim edildi” ifadelerini açık kullanın.

Bir parça eksikse veya daha sonra teslim edilecekse bunu boş bırakmak yerine belirtin. Karşı tarafın açıklamasıyla sizin gözleminiz farklıysa ikisini karıştırmadan yazın. Uygun olduğunda teslim listesini birlikte gözden geçirin; rapor, tarafların sorumluluğuna tek başına karar vermez.